Arbeitszeugnis Sekretärin: Formulierungen, Muster und was die Note verrät
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Ein gut geführtes Sekretariat fällt niemandem auf, ein schlecht geführtes sofort. Das ist der Grund, weshalb das Zeugnis einer Sekretärin so oft unter ihrem Wert bleibt: Die Leistung besteht darin, dass nichts liegen bleibt, und Abwesendes lässt sich schlecht loben. Hineingehören der Umfang der Organisationsverantwortung, die Selbstständigkeit bei Terminen, Korrespondenz und Dossiers sowie der vertrauliche Umgang mit heiklen Informationen. Dazu die Funktion selbst, denn ein Abteilungssekretariat, ein Anwaltssekretariat und die Assistenz der Geschäftsleitung unterscheiden sich in Verantwortung und Anspruch erheblich. Der kaufmännische Abschluss beschreibt nur den Einstieg, nicht die Stelle, die daraus geworden ist.
Auch gesucht als: Sekretär, Assistentin der Geschäftsleitung, Direktionsassistentin, Sachbearbeiterin Sekretariat, Kauffrau EFZ Profil E (Kauffrau EFZ)
Typische Aufgaben als Sekretärin
Diese Tätigkeiten gehören in den Aufgabenteil des Zeugnisses. Was dort fehlt, existiert für die lesende Person nicht.
- Termin- und Sitzungsplanung für die Geschäftsleitung inklusive Raumreservation, Traktandenliste und Versand der Unterlagen
- Korrespondenz in Deutsch und Französisch selbstständig verfassen sowie Vorlagen und Serienbriefe pflegen
- Protokollführung an Sitzungen und Nachverfolgung der beschlossenen Pendenzen bis zur Erledigung
- Empfang und Telefonzentrale: Besucherinnen und Besucher betreuen, Anrufe triagieren und an die zuständige Stelle weiterleiten
- Kreditorenbelege erfassen, Spesenabrechnungen kontrollieren und Rechnungen zur Visierung vorbereiten
- Geschäftsreisen, Hotelreservationen und Anlässe für Kundschaft und Team organisieren
- Physische und digitale Dossierführung samt Archivierung nach den betrieblichen Aufbewahrungsfristen
- Personaladministration unterstützen: Absenzen erfassen, Eintritte vorbereiten, Zeugnisentwürfe aufsetzen
- Bürobedarf und Materialbestellungen verwalten sowie Lieferantenkontakte pflegen
Formulierungen im Arbeitszeugnis als Sekretärin
Beispielsätze mit der Note, die sie in der Schweizer Zeugnispraxis ergeben, und der Begründung dazu.
«Frau Muster führte das Sekretariat der Geschäftsleitung jederzeit selbstständig, vorausschauend und mit absoluter Diskretion; auch bei kurzfristigen Terminverschiebungen behielt sie sämtliche Pendenzen im Griff.»
«Jederzeit» und «absolute Diskretion» ergeben zusammen die Bestnote, und der Nachsatz macht sie überprüfbar. Die kurzfristige Umdisposition ist die Schlüsselsituation eines Sekretariats: Wer dort ruhig bleibt, entlastet die Führung tatsächlich. Ohne diesen Beleg bliebe das Lob eine Behauptung, wie sie in jedem zweiten Zeugnis steht.
«Sie erledigte die Korrespondenz sorgfältig und termingerecht und führte die Ablage zuverlässig.»
Drei nüchterne Eigenschaftswörter, keines gesteigert, keines mit Konstanzangabe: Das ist die gute Mittellage, kein Spitzenzeugnis. Brauchbar bleibt der Satz trotzdem, weil eine schlecht geführte Ablage und verspätete Korrespondenz im nächsten Betrieb sofort auffallen und deshalb ausdrücklich bescheinigt sein wollen.
«Die ihr übertragenen Sekretariatsarbeiten erledigte sie nach Anweisung.»
Zwei Abwertungen in einem kurzen Satz: Die Arbeiten werden übertragen statt übernommen, und sie werden nach Anweisung erledigt statt eigenständig. Ein Sekretariat lebt aber davon, dass jemand mitdenkt und Dinge vorbereitet, bevor jemand danach fragt. Wer das nicht bescheinigt bekommt, wird als reine Ausführungskraft gelesen.
«Gegenüber der Geschäftsleitung, den Mitarbeitenden aller Abteilungen sowie externen Ansprechpersonen trat sie stets zuvorkommend, verbindlich und souverän auf.»
Im Sekretariat ist die Verhaltensbeurteilung keine Nebensache, sondern eine Kernaussage, weil die Stelle die Drehscheibe zwischen Führung, Belegschaft und aussen ist. Erst wenn alle drei Richtungen genannt sind, ist die Beurteilung vollständig. «Verbindlich» wiegt dabei schwerer als «freundlich»: Es betrifft eingehaltene Zusagen und nicht den Tonfall.
«Über die ihr anvertrauten Informationen sprach sie in der Regel nicht mit Dritten.»
Die Einschränkung «in der Regel» steht ausgerechnet bei der Verschwiegenheit. Ein Sekretariat kennt Lohnbänder, Kündigungsentwürfe und Verhandlungsstände, bevor sie irgendwer sonst kennt. Wer die Diskretion nur eingeschränkt bescheinigt bekommt, fällt für jede Assistenzstelle aus dem Rennen. Ein einziges Wort macht das Zeugnis hier unbrauchbar.
Häufige Fallstricke im Zeugnis als Sekretärin
Die Geschäftsleitung fehlt in der Verhaltensbeurteilung
Für ein Sekretariat ist die Zusammenarbeit mit der vorgesetzten Person nicht ein Aspekt der Stelle, sondern ihr Zweck. Wird das Verhalten nur gegenüber Mitarbeitenden und externen Kontakten beurteilt und die Führung ausgelassen, deutet das jede Personalverantwortliche als belastetes Verhältnis zur Chefin oder zum Chef. Verlangen Sie die Ergänzung, bevor Sie das Dossier verschicken.
Diesen Zeugnis-Code nachlesen: «Verhaltensbeurteilung ohne Nennung der Vorgesetzten»
Verschwiegenheit wird nirgends bescheinigt
Wer ein Sekretariat führt, sieht Lohndaten, Bewerbungsunterlagen, Kündigungsentwürfe und Verhandlungsprotokolle. Steht dazu kein Wort im Zeugnis, fehlt genau das Merkmal, auf das eine neue Arbeitgeberin bei dieser Funktion zuerst schaut. Bitten Sie um einen ausdrücklichen Satz zu Diskretion und Loyalität. Er ist im Sekretariatszeugnis kein Schmuck, sondern ein Eignungsnachweis.
Diesen Zeugnis-Code nachlesen: «zentrale Leistungsmerkmale ohne jede Aussage»
Gelobt werden Pünktlichkeit und ein gepflegtes Auftreten
Kaum eine Funktion zieht dieses Ersatzlob so an wie das Sekretariat, weil der Empfang sichtbar ist und die Organisationsleistung dahinter nicht. Wenn die kräftigsten Wörter Ihres Zeugnisses beim Erscheinungsbild stehen, während zu Planung, Korrespondenz und Pendenzenkontrolle nichts Wertendes zu finden ist, ist die Botschaft für geübte Leserinnen eindeutig.
Diesen Zeugnis-Code nachlesen: «war stets pünktlich und ehrlich»
Der Aufgabenteil steht durchgehend im Passiv
«Sie wurde im Sekretariat eingesetzt, ihr wurden administrative Arbeiten übertragen»: So beschrieben liest sich Sekretariatsarbeit als Zuteilung statt als Gestaltung. Weil ohnehin viele annehmen, im Sekretariat werde nur zugearbeitet, wiegt diese Formulierung hier schwerer als in anderen Berufen. Lassen Sie die Sätze aktiv umstellen, dann steht dort, was Sie geführt und aufgebaut haben.
Diesen Zeugnis-Code nachlesen: ««wurde eingesetzt», «wurden ihm übertragen»»
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Beginnen Sie bei der Funktionsbezeichnung: Steht dort «Sekretariatsmitarbeiterin», obwohl Sie faktisch die Assistenz der Geschäftsleitung waren, verlieren Sie eine Stufe, bevor jemand die Bewertung überhaupt liest. Prüfen Sie danach, ob Unterstellung, Pensum und die von Ihnen betreuten Bereiche genannt sind. Kontrollieren Sie drittens die Sprachen: Wer Korrespondenz auf Französisch oder Englisch geführt hat, braucht das schwarz auf weiss, sonst wird es im Gespräch angezweifelt. Zuletzt die Schlussformel, in der Dank, Bedauern und gute Wünsche zusammengehören.
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Zeugnis jetzt prüfenHäufige Fragen zum Arbeitszeugnis als Sekretärin
Was gehört in ein Arbeitszeugnis als Sekretärin unbedingt hinein?
Die genaue Funktionsbezeichnung mit Unterstellung, der Umfang der Organisations- und Stellvertretungsaufgaben, eine Aussage zu Diskretion und Selbstständigkeit, die Beurteilung von Leistung und Verhalten sowie eine Schlussformel. Art. 330a OR gibt Ihnen Anspruch auf ein Zeugnis, das wahr, klar, vollständig und wohlwollend ist. Im Sekretariat gehört zur Vollständigkeit vor allem, dass die vertrauliche Seite der Arbeit nicht unerwähnt bleibt.
Muss der Abschluss als Kauffrau EFZ im Zeugnis stehen?
Zwingend ist er nicht, denn den Abschluss belegt das Fähigkeitszeugnis. Entscheidend ist die Funktion, die Sie tatsächlich ausgeübt haben. Wer als Kauffrau EFZ ein Direktionssekretariat geführt hat, sollte genau das im Zeugnis lesen, mit Bereich, Unterstellung und Verantwortung. Bitten Sie also um eine präzise Funktionsbezeichnung statt um einen Titelnachweis.
Wie erkenne ich, ob mein Sekretariatszeugnis wirklich gut ist?
Streichen Sie im Kopf jeden Satz, der auf jede beliebige Bürostelle passen würde. Bleibt danach etwas übrig, das nur Ihr Sekretariat beschreibt, etwa die betreuten Gremien, die Arbeitssprachen, eine Stellvertretung oder ein wiederkehrender Anlass, den Sie organisiert haben, dann ist das Zeugnis stark. Bleibt nichts übrig, ist es freundlich formuliert und trotzdem ohne Wert.