Zeugnis-Checkliste: die 10 Punkte vor der Unterschrift

Ein Arbeitszeugnis kommt selten in einem Moment, in dem man Musse hat. Es liegt im Postfach, wenn ohnehin gerade viel läuft, es wird beim Austrittsgespräch überreicht, oder es hängt an einer Vereinbarung, die noch diese Woche unterzeichnet werden soll. Genau darum wird es meistens überflogen und abgelegt. Wieder hervorgeholt wird es erst Monate später, wenn das Bewerbungsdossier zusammenkommt, und dann ist die Person, die es geschrieben hat, oft nicht mehr im Betrieb.

Diese Checkliste ist für diesen einen Moment gemacht. Sie besteht aus zehn Fragen, sie braucht eine Viertelstunde, und sie deckt die Stellen ab, an denen Schweizer Arbeitszeugnisse tatsächlich Mängel haben. Arbeiten Sie sie mit dem Dokument und dem Arbeitsvertrag nebeneinander durch.

Wer unterschreibt hier eigentlich was?

Vorweg eine Klärung, weil der Ausdruck «vor der Unterschrift» in die Irre führen kann: Unterschrieben wird ein Arbeitszeugnis vom Arbeitgeber, nicht von Ihnen. Ihre Unterschrift kommt in der Praxis an drei anderen Stellen ins Spiel, und sie sind unterschiedlich heikel.

Harmlos ist die Empfangsbestätigung: Sie quittiert, dass Sie das Dokument erhalten haben, und nicht, dass Sie mit seinem Inhalt einverstanden sind. Wichtig ist der zweite Fall, die Aufhebungsvereinbarung oder der Vergleich, in dem der Zeugnistext gleich mitgeregelt wird. Hier legen Sie den Wortlaut mit fest, und danach lässt sich eine Korrektur deutlich schwerer verlangen als bei einem Zeugnis, das der Arbeitgeber einseitig ausgestellt hat. Der dritte Fall ist der angenehmste: Manche Betriebe schicken einen Entwurf zur Durchsicht. Wer ihn kommentarlos zurückschickt, verschenkt die einfachste Gelegenheit des ganzen Verfahrens.

Die zehn Punkte

• Stimmen die Personalien? Schreibweise des Namens, Geburtsjahr, und vor allem Eintritts- und Austrittsdatum tagesgenau. Vergleichen Sie mit dem Arbeitsvertrag. Ein um Wochen verschobenes Eintrittsdatum kürzt in jedem späteren Dossier Ihre Erfahrung, und niemand fragt nach.
• Ist die Funktion samt Entwicklung abgebildet? Beförderungen, Funktionswechsel und Stellvertretungen gehören mit ihren Zeiträumen hinein. Wer intern aufgestiegen ist und im Zeugnis nur die Einstiegsfunktion liest, hat den Beleg für den Aufstieg verloren.
• Ist die Tätigkeitsbeschreibung konkret? Eine austauschbare Aufzählung, die auf jede Stelle Ihrer Branche passen würde, ist kein Stilproblem, sondern bereits ein Mangel.
• Steht ein Konstanz-Wort vor der Zufriedenheitsformel? Gemeint sind «stets» und «jederzeit». Fehlen sie, sinkt die Aussage um eine halbe bis ganze Note, ohne dass ein einziges kritisches Wort fällt. Von allen zehn Punkten bringt dieser die grösste Wirkung pro Sekunde Lesezeit.
• Wird die Leistung in ihrer ganzen Breite beurteilt? Üblich sind Aussagen zu Arbeitsqualität, Arbeitsmenge, Fachwissen und Arbeitsweise. Fehlt eines dieser Merkmale, fehlt erfahrungsgemäss genau jenes, das nicht überzeugt hat.
• Nennt die Verhaltensbeurteilung alle Anspruchsgruppen? Üblich ist die Reihenfolge Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen, Kundschaft. Fehlen die Vorgesetzten, ist das eines der schwersten Signale der ganzen Zeugnissprache; fehlt die Kundschaft, obwohl der Kundenkontakt Ihre Hauptaufgabe war, ebenfalls.
• Hatten Sie Führungsverantwortung, und steht auch etwas dazu? Ein Dokument, das Sie als Teamleitung ausweist und zur Führungsleistung schweigt, widerspricht sich selbst.
• Sagt das Schlusszeugnis, wie das Arbeitsverhältnis geendet hat? Eine der drei üblichen Aussagen sollte dastehen: Austritt auf eigenen Wunsch, neutrale Beendigung mit Datum, oder der Hinweis auf eine Umstrukturierung. Fehlt jede davon, ist das Zeugnis unvollständig. Wie ausführlich der Grund ausfällt, bestimmen Sie mit, und eine neutrale Fassung dürfen Sie verlangen.
• Ist die Schlussformel vollständig? Dank für die Arbeit, Bedauern über den Weggang, gute Wünsche für die Zukunft. Fehlt der Dank oder bleibt nur ein knappes «viel Erfolg», ist das die Stelle, die erfahrene Leserinnen zuerst ansehen.
• Stimmt die Form? Firmenpapier, ein Ausstellungsdatum nahe am letzten Arbeitstag statt Monate danach, zwei Unterschriften statt nur jener aus dem HR, und kein einziger Tippfehler, schon gar nicht im eigenen Namen.

Nicht jeder Treffer wiegt gleich

Wenn die Liste anschlägt, kommt der Teil, den viele überspringen: die Gewichtung. Punkt 1 und Punkt 4 sind harte Befunde, die eine Bewerbung real beeinflussen, ein falsches Datum ebenso wie ein fehlendes «stets». Ein spätes Ausstellungsdatum dagegen erzeugt Erklärungsbedarf, mehr nicht.

Die Faustregel für das Gespräch: Zwei bis drei Beanstandungen mit einem fertigen Formulierungsvorschlag werden meistens übernommen. Zwanzig Beanstandungen führen dazu, dass keine übernommen wird. Ordnen Sie Ihre Funde also nach Wirkung, nicht nach Reihenfolge im Dokument.

Wenn die Checkliste anschlägt

Das Vorgehen ist immer dasselbe: Beanstandung konkret benennen, Ersatzformulierung mitliefern, zuerst das Gespräch suchen, danach schriftlich mit kurzer Frist nachfassen. Die einzelnen Schritte stehen hier. Ihr Anspruch verjährt nicht sofort, er besteht bis zehn Jahre nach dem Austritt; die Grundlagen erklärt der Artikel zu Art. 330a OR.

Haben Sie gar kein Zeugnis erhalten, ist die Reihenfolge umgekehrt: zuerst anfordern, dann prüfen. Eine fertige Vorlage dafür liegt bereit. Und wenn ein Entwurf zur Durchsicht kommt, nutzen Sie ihn: In diesem Stadium kostet eine Änderung niemanden etwas ausser fünf Minuten, während die gleiche Änderung nach der Unterschrift zur Verhandlung wird.

Die Checkliste findet Lücken und Formfehler zuverlässig, weil beides sichtbar ist. Ihre Grenze liegt bei den Formulierungen: Ob ein freundlich klingender Satz in der Fachsprache ein Genügend bedeutet, erkennt man nur, wenn man die Skala kennt. Wie sie funktioniert, erklärt der Artikel zu Zeugnissprache und Noten, einzelne Wendungen schlagen Sie in der Code-Datenbank nach.

Schneller geht es mit dem Quick-Check: Ampel und Gesamtnote gratis, jeder Befund im Vollbericht mit wörtlichem Zitat und Korrekturvorschlag. Ihr Name verlässt dabei den Browser nie.

Transparenz: Dieser Artikel beschreibt die übliche Schweizer Zeugnispraxis und ist keine Rechtsberatung. Steht Ihre Unterschrift unter einer Aufhebungsvereinbarung zur Debatte oder läuft bereits ein Konflikt, klärt eine Fachperson die Lage zuverlässiger als eine Checkliste.